¿Cómo procesar tus tareas con la metodología GTD?

Dar respuesta a la pregunta que titula el post es uno de los propósitos de la metodología GTD. Al terminar una acción, debes sacar la lista de las próximas acciones y obtener una respuesta sin resistencia alguna. Mi misión es explicarte cómo conseguirlo a través de estas líneas. Todo es cuestión de cómo proceses tus tareas correctamente.

En el anterior post, te expliqué el método a través de sus cinco pasos -así como su sistema de listas de acciones- según el estado en que éstas se encuentran (si no lo has leído, empieza por el principio). En la segunda fase, cuando proceses todo lo que hayas enviado a la bandeja de entrada/Inbox, tienes que llevar a cabo una transformación de las anotaciones en acciones estructuradas que encajen en este mecanismo de administración del flujo de actividad.

No se trata de un trámite, debes dedicarle atención para hacerlo correctamente. Para cada anotación en tu inbox, haz lo siguiente:

  1. Pregúntate si necesitas más de una acción física para completarla. Si es así, creas un proyecto (una lista especifica dentro el sistema), redacta las primeras acciones a realizar y luego ya las irás completando a medida que avance su ejecución.
  2.  Esmérate en redactar de forma clara y precisa lo que tengas que hacer. Para que días o semanas después captes que era eso sin tener que recordar.  De lo contrario vas a desestimar cosas importantes.
  3. Etiqueta la acción con un contexto.  El contexto, es la ubicación o una herramienta indispensable para realizar la acción. Ambos factores te condicionan. Se trata de agrupar y realizar acciones con un mismo contexto a la vez, evitando dispersión . Ejemplos: Oficina, ordenador, llamada, casa, email, online, miciudad, recados…
  4. Etiquetamos con el nivel de energía y el tiempo necesario para realizar la acción. Importante para aprovechar huecos de tiempo con pequeñas acciones y para realizar una correcta estimación de esfuerzo que evite dejar un asunto a medias.

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Un ejemplo de cómo formatear tus acciones con Evernote 

Esto es lo que tienes que tener en cuenta para rematar el proceso correctamente:

  • Recuerda que al procesar todo lo que haya en el inbox y se integre en el sistema de listas, debe abandonarlo con atributos de tiempo, energía y contexto.
  • Si ponemos un proyecto en marcha, enviamos  su primera acción a la lista de próximas acciones. Al terminarla, enviamos la siguiente.
  • Una acción nunca vuelve al inbox una vez procesada.
  • Procesamos todas las acciones del inbox, nunca dejamos ninguna para la siguiente sesión de procesado.
  • Procesa regularmente, una o dos veces al día.

Toda esta burocracia es molesta, pero indispensable; de lo contrario te encontrarás con una lista con tareas homogéneas sin distinción alguna entre ellas. Al escoger la siguiente llegará la duda y aumentará el riesgo de una mala elección. Así se pierde la confianza en el sistema.

Si sigues estos pasos, al hacerte la pregunta ‘¿Cuál es mi siguiente acción?’ erigirás el contexto reduciendo las opciones a lo que realmente puedes hacer según el entorno o los recursos. Realiza una criba según el tiempo que dispongas, muy útil para aprovechar huecos en tu jornada y sacarte las pequeñas tareas de encima. El nivel de energía te permitirá escoger las acciones más importantes por carga de trabajo – a realizar a principio del día – y aquellas para rematar la jornada en sus compases finales, cuando tus baterías ya estén en reserva.

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Escrito por

Desarrollo mi actividad profesional en el mundo de de las TIC y la creación de software. Pero mi verdadero punto fuerte todo lo que rodea la organización, la productividad personal y el uso racional de la tecnología como vía para la mejora de los profesionales y las organizaciones. Síguelo en: Blog |Twitter |Google +

1 comentario

  • lo mejor que podemos hacer es administrar nuestro tiempo usando inteligente mente la frase “no tengo tiempo”. Actualmente nadie dice no a mas trabajo saturando nuestras agendas y pensamos que la tecnologia nos hara hacer mas cuando ya somos alta mente productivos. aprendamos a decir que no y disfrutemos nuestro horario de trabajo como antaño..

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