Aprende a posponer tus decisiones

Decisiones sobre tu actividad

Procrastinar es el hábito de retrasar una actividad o una situación que debe atenderse o afrontar. Pero no siempre es así. Dejarlo para más tarde a veces es una oportunidad para tomar mejores decisiones. Con la actitud correcta puede convertirse en una práctica que aporte cordura a tu gestión personal. Todos tenemos más tareas a realizar de las que podemos hacer y cuando demoramos algunos asuntos es frecuente que aparezca la insatisfacción, el estrés e incluso la ansiedad.  Debemos escoger con criterio qué hacemos y qué no hacemos consiguiendo estar a gusto con esto último.

Para hacer más comprensible lo que intento explicarte he dividido el artículo en tres puntos para comentar los distintos niveles de esta práctica, qué persiguen y qué aportan.

Separar el capturar y el decidir

El secreto para mejorar tu eficacia personal reside en tus hábitos. Cuando hablo de demorar tu toma de decisiones me refiero a crear un momento en tu jornada donde puedas dedicarte en exclusiva a decidir qué debes hacer con lo que te ha ido llegando durante el día.

Correos, llamadas, peticiones de terceros, ideas o detalles que se te van ocurriendo… Captúralo todo. Anótalo y envíalo a un punto común, una bandeja de entrada para examinarlo más tarde. Una bandeja encima de la mesa, enviarte un correo a tu cuenta, utilizar apps específicas para este fin cómo Evernote.

Dedica el tiempo necesario para capturar la idea que tendrás que recordar a posteriori.  Unas veces será suficiente anotando en un PostIT con 3 o 4 palabras, otras veces tendrás que dedicar 10 minutos a leer un mail y desglosar los diferentes temas en varias notas (una nota por cuestión a trabajar). O quizá 30 minutos atendiendo un cliente enfadado por teléfono al que necesitas calmar y consensuar una forma de actuar. Anota lo que decidáis hacer y luego ya procurarás ubicarlo en tu rutina.

Al final del día, o cuando decidas tomar tus decisiones, te dedicarás a examinar las anotaciones presentes en tu bandeja de entrada una por una para transformar esa ‘cosa’ pendiente en acciones que puedas realizar. Redactarás un texto breve, descriptivo con un verbo concreto concretando el cuándo, el dónde y el cómo hacerlo.

No interrumpas lo que estás haciendo cuando surge algo, mantén el flujo de trabajo predeterminado. Dispón de un momento para definir tu trabajo y tomar decisiones con la mente fría.

Esta semana no

Una vez superada la etapa de capturar y decidir, habrás cambiado para siempre. Ganarás eficacia y aumentará tu control sobre los frentes abiertos. Ve un poco más allá. Toma decisiones sobre lo que vas hacer la próxima semana.

Lo suyo sería hacer una revisión cada semana de tus asuntos y definir la actividad que vas a realizar hasta la próxima revisión, cuestiones a solventar, acciones pendientes, proyectos en los que trabajar… Esa será tu actividad base. Durante la semana cada vez que te detengas a tomar decisiones sobre las nuevas cuestiones que se presentan pregúntate si es necesario realizarlo esta semana o puede esperar hasta la próxima.

Necesario no significa apetecible o atrayente. Si no hay una fecha de vencimiento objetiva o no es algo importante para ti (vinculado con tus objetivos) puede demorarse.

En el anterior paso trabajabas con una bandeja de entrada, donde enviabas todo lo que iba surgiendo y una lista de próximas acciones a realizar. El sistema se sofistica, necesitas una lista donde aparcar  lo que no vas hacer esta semana (que puedes llamar Pendientes o Ahora no).  Crearás una lista de proyectos para tener una relación con esa actividad compuesta por más de una acción que define un resultado a conseguir.

Revisa cada semana todas las listas de tu sistema para definir en qué trabajarás hasta la próxima revisión semanal, creando un programa de trabajo que te permitirá maximizar tu capacidad para enfocarte y cerrar unos asuntos concretos que tú has decidido de antemano.

¿Qué es importante y qué no?

El mayor desafío  para una persona que quiere mejorar su eficacia personal es tomar la decisión de qué hacer y qué no hacer.  Definir de antemano qué es importante y qué no lo es.

Durante tu día a día te van a llegar cientos de peticiones, de entradas, inputs que atender. Tu eficacia personal está condicionada a que sepas canalizar esos inputs a través del sistema descrito en los dos puntos anteriores.

Al ceder tu atención a un input inmediato, más allá de registrar el asunto para atenderlo después, le estás dando la misma importancia que a tu lista de próximas acciones, restando importancia al trabajo invertido en definirlas y a las decisiones tomadas con anterioridad.

¿Cómo decides qué entradas incorporar durante el día a día y cuáles demorar? Define tu  criterio de objetividad. Te pongo un ejemplo. El mío viene marcado por fechas de entrega marcadas por terceros (clientes/empresa), actividad relacionada con mis objetivos personales y urgencias justificadas.

El punto de las urgencias es el más polémico.  Que un cliente o compañero histérico te reclame, imprime urgencia al asunto y te condiciona empujándote a tomar una decisión rápida. Sólo lo acepto si la actividad de esa persona está condicionada de forma decisiva por mí, es decir, que dependa de mí que la acción se detenga o continúe.

Demorarlo y tomar una decisión en frio. Ese es el secreto. En su día representó para mi un cambio radical adoptar el sistema Getting Things Done de David Allen, del cual he hablado en este post  o en mi web personal.

Es un método integral que incorpora todo lo mencionado en el articulo y va más allá. Si de verdad quieres organizarte con eficacia, deberías aprender más sobre él.

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Desarrollo mi actividad profesional en el mundo de de las TIC y la creación de software. Pero mi verdadero punto fuerte todo lo que rodea la organización, la productividad personal y el uso racional de la tecnología como vía para la mejora de los profesionales y las organizaciones. Síguelo en: Blog |Twitter |Google +

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