Aprende a gobernar tu día a día

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Te gusta lo que haces y te sientes más o menos realizado, pero aún así sigues saturado, desbordado por el día a día. Sin saber cómo tus jornadas se tuercen de forma reiterada, casi nunca llegas a las metas diarias fijadas. Para dar un empujón a tu eficacia personal debes aprender a gobernar tu día a día.

“Llego a la oficina, arranco el ordenador y leo los correos que me han llegado. Cada día me encuentro alguna petición de un cliente o de mi jefe que me revientan el plan de trabajo. Pierdo una hora contestando correos y resolviendo ese asunto clave. Aunque después retome mi jornada, ya no lo hago ni con el humor ni con la energía que tenía a primera hora.”

“Estoy harto! Me siento como un comodín atendiendo las peticiones de amigos y compañeros. Creen que estoy a su disposición demoran citas de forma reiterada o imponen hora y día al hacer planes.”

No me digas que no te suena alguna de estas situaciones (o todas). Vivimos de una forma excesivamente reactiva. Nuestros asuntos y en definitiva nuestras vidas son condicionadas por las agendas de otras personas o por nosotros mismos a través de la facilidad con la que perdemos el tiempo con interrupciones y distracciones autogeneradas.

Hemos perdido las riendas de nuestras vidas

No se trata de que alguien como el jefe o ese compañero de trabajo con excesivo carácter haya tomado las riendas de tu día a día sin tu permiso. En algún momento te has relajado y las has soltado.

Tampoco se trata de un problema de falta de personalidad o un exceso de ingenuidad. Simplemente ha cambiado el mundo en que vivimos. El numero de asuntos que requieren nuestra atención no para de aumentar y nos desborda, asuntos formales relacionados con tus responsabilidades u otras cuestiones derivadas del estado de conexión permanente en el que vivimos.

Nos sentimos sobrepasados, ahogados. Perdemos la perspectiva y pasamos a atender cada cuestión que se presenta de inmediato intentando evitar ese desborde. Sin tener en cuenta el coste de oportunidad perdida y dejando de lado cualquier preparación estrategia preparada a priori.

Eficacia es intención y proactividad

Se trata de vivir de llevar la batuta y de vivir una vida más intencional. Dirigir aprendiendo a ponderar la importancia de cada cuestión que llama a la puerta y ocuparnos simplemente de lo necesario, demorando o delegando el resto.

No puedes hacer todo lo que quieres y se te pide. Es más importante decidir qué no vas a hacer y estar a gusto con ello que priorizar entre tu lista de tareas pendientes.

Cuando hablo de eficacia personal hago mucho hincapié en los hábitos. Por encima de trucos o sistemas, implantar nuevos hábitos te permite moldearte a ti mismo a través de pequeños cambios.

Sin embargo antes de cambiar de hábitos es necesario cambiar la mentalidad y las creencias que hemos forjado durante años. Ser conscientes de cómo actuamos y abrirnos a la posibilidad de dar nuevas respuestas a los problemas que nos desbordan.

La capacidad para dejarlo para más tarde

Somos esclavos de la respuesta inmediata. Es una forma de dar salida a un correo, una demanda de un compañero o un asunto delegado por el jefe… Tener a alguien esperando una respuesta genera incertidumbre e incomodidad, sin embargo precipitarnos en la respuesta crea compromisos que no se han valorado lo suficiente.

Demorar la acción da tiempo para terminar, u ordenar, lo que uno tiene entre manos. Permitiendo responder con la cabeza fría:

  • Mi compañero necesita que le cuente cómo funciona el software corporativo. Necesita tener terminado un informe al final de la mañana y me pilla a punto de llamar a un cliente…

Soy amable, le sonrío, le comento mi situación, le emplazo dentro de una hora y le pido que se empiece a mirar la app anotándose las dudas en forma de preguntas concretas.

  • Mi jefe me carga con una nueva tarea pero estoy con otra cuestión encargada por él mismo la tarde anterior.

Lo mejor es hablarlo con él, contrastar planes de trabajo y saber qué es lo más importante ahora mismo.

Lo mismo sucede con actividades que suelen afectar el plan de trabajo o actividad fijado con anterioridad. Tratemos con ello minimizando su efecto negativo:

“En lugar de revisar el correo a primera hora lo haré a media mañana. Cambio el momento y la forma, le prestó mayor atención a cada correo, si hay alguno que necesita una acción inmediata lo hago pero, en caso contrario, los leo con calma, me anoto qué acciones realizar y las envío a mi aplicación para gestionar el trabajo o a la agenda.”

Del mismo modo que la acumulación de pequeños comportamientos erráticos causan sensación de desborde y estrés, movimientos mínimos en la dirección correcta nos liberan y mejoran la situación.

Marcas tus propias prioridades

La eficacia personal requiere de objetivos, prioridades semanales y tu plan de trabajo diario… Siendo consciente de esas metas sabes qué es lo importante, permitiéndote tener un referencia clara para gobernar el momento presente.

Pararte a pensar un segundo si puedes abandonar lo que estás haciendo para dedicar tu atención a una nueva petición.

Lo expuesto en estas líneas sólo es la parte funcional necesaria para evitar sentirse desbordado por lo cotidiano. Los principios. Queda una serie de factores que te permitirán potenciar esta actividad de los cuales hablaremos en una segunda parte.

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Desarrollo mi actividad profesional en el mundo de de las TIC y la creación de software. Pero mi verdadero punto fuerte todo lo que rodea la organización, la productividad personal y el uso racional de la tecnología como vía para la mejora de los profesionales y las organizaciones. Síguelo en: Blog |Twitter |Google +

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