GTD: Cómo las ideas se convierten en tareas, acciones y proyectos

anotaciones-productividadCuando pensamos en ‘lo que debemos hacer’ nos vienen a la cabeza ideas que anotamos y enviamos a la bandeja de entrada a la espera de ser ordenadas en las listas GTD. Es aplicando el método como la idea se convierte en tarea y posteriormente en acciones y proyectos. En estas líneas descubriremos cómo y por qué trabajamos de este modo.

¿Por qué es tan importante? Hasta ahora hemos hablado sobre cómo funciona GTD (sus 5 pasos) y sobre cómo procesar y organizar nuestras tareas. Pero hay una serie de conceptos básicos para conseguir que la actividad fluya y no se acabe convirtiendo en un conjunto de listas de ‘cosas pendientes’ que acaban desactualizadas y a medio hacer, en el mejor de los casos.

Las claves son las siguientes:

  • Cuando te venga algo a la mente anótalo, con una o dos frases descriptiva. Al leerla debes refrescarte la memoria sin necesidad de recordar.
  • Cuando proceses convierte esa anotación en algo manejable. En acciones i no en una tarea.

Renunciar a trabajar con lo que hemos usado siempre, las tareas, nos permitirá dar dinamismo al flujo de trabajo. Buscamos definir las obligaciones en acciones físicas indivisibles para poder realizarlas de una sentada. Intentamos evitar dejar asuntos a medio hacer.

Piensa en una tarea que no siga este principio. ‘Reservar hotel’ se convertirá en una serie de actividades que pasan por comparar precios, características, buscar ofertas… una tarde de trabajo… Resulta mucho más difícil encontrar hueco en tu escaleta de actividad para algo tan indefinido y potencialmente extenso en  su realización, que para acciones simples y realizables por separado.

Pero el tema no queda aquí, no podemos quedarnos con un simple “Llevar el coche al taller” para describir la actividad. ¿Seguro que no tienes que hacer nada antes? Si la respuesta es sí, buscar un taller, llamar al taller para saber cuándo traer el coche, recogerlo… Estamos hablando de más de una acción física para terminar con el asunto pendiente.

Pregúntate siempre si tienes que hacer algo antes de esa acción, es una forma para desenmarañar asuntos más complejos de lo que parecen.

Si es necesaria más de una acción física para el mismo fin, estamos hablando de un proyecto GTD. Huimos de la visión tradicional de proyecto adornado por un diagrama de tareas, fechas límite y complejidad en exceso, siguiendo el método GTD cada tarea con más de una acción es un proyecto.  No te asustes, de media podemos tener unos 50 en marcha, y créeme vale la pena declararlos todos en tu sistema de listas.

Trabaja en acciones y no en tareas. La simplicidad te permitirá hacer más y mejor.

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Desarrollo mi actividad profesional en el mundo de de las TIC y la creación de software. Pero mi verdadero punto fuerte todo lo que rodea la organización, la productividad personal y el uso racional de la tecnología como vía para la mejora de los profesionales y las organizaciones. Síguelo en: Blog |Twitter |Google +

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