GTD: La revisión semanal

productividadLa revisión semanal es una parte muy importante del GTD. Hacer una por semana sin excepción te ayudará a alejar el estrés de la rutina. Adiós olvidos, temas a medio preparar y cuestiones demoradas por falta de comunicación. Reserva un par de horas sin escusas al final de tu semana laboral y sigue la siguiente lista en la que te enumeró cada uno de los pasos a realizar para recomponer y preparar tu actividad.

* Si no estás familiarizado con el método GTD, empieza leyendo este post.

  1. Vacía tu mente, tus bolsillos, revisa tus anotaciones y envíalo todo a tu bandeja de entrada. Esta revisión debe convertir todo lo pendiente en una anotación para ser procesada y convertida en una acción a realizar.
  2. Consigue el orden necesario para mantener la confianza en tu sistema. Revisa todas tus listas, eliminando tareas ya realizadas y reubicando acciones que han cambiado de estado, moviéndolas a otras listas.
  3. Aclarar tus comunicaciones entrantes. Responder correos y llamadas pendientes, no hace falta que dediques tiempo cada día a contestar todo lo que te llegue, contesta lo más importante y deja el resto para un momento en concreto antes de acabar tu semana. Dedícale una hora a la semana quitarte de encima todos tus acumulados.
  4. Organizarte de otra manera. Elimina la ansiedad por realizar todas estas pequeñas tareas al momento, por encontrarles un hueco, o para no olvidarlas. Sabes que hay un momento cada semana donde puedes pensar en tus asuntos pendientes y ubicarlos en una lista del sistemapróximas acciones si las vas ‘hacer’ o  algún día/tal vez si no tienen prioridad…
  5. Revisar la agenda a uno o dos meses vista. Olvídate de esos momento tan desagradables al girar la página de la agenda y encontrarte una fecha de entrega inesperada. Un seguimiento con tiempo evita hacer las cosas con prisas, a digerir mejor la actividad y a mantener cierto margen de actuación.
  6. Dinamiza los temas delegados, o que dependen de terceras personas. Revisa la lista ‘En espera’, los temas delegados, si se han solucionado elimínalos, de lo contrario toma una decisión ya sea dar un toque a tu compañero de fatigas o asumiendo tu mismo la carga.
  7. Proyecta la siguiente semana. Revisa tu lista de proyectos (abiertos o en espera), decidiendo en cuales vas a trabajar la próxima semana y cuales vas a dejar en dique seco. Imprescindible para focalizar y adelantar tu actividad de forma significativa. Una vez realizada la elección cierra este capítulo enviando a la lista de próximas acciones una acción para cada uno.
  8. Da un breve repaso a la lista Algún día/Tal vez, tu almacén de asuntos pendientes sin prioridad y de ideas. Revisa las últimas acciones en entrar y asegúrate que no hay ninguna imprescindible o susceptible de realizar. Si siguen sin prioridad no las saques sino dispones de tiempo. Ya habrá tiempo de revisarla a fondo.

Al cerrar tu trabajo semanal a través de la revisión recompondrás tu lista de próximas acciones con todo lo que debes hacer, asuntos nuevos, sacados de tu baúl de ideas, o proyectos en los que trabajarás esa semana. Debes acabar con todas tus inbox procesadas, vacías y con una lista de próximas acciones limpia de ruido y dispuesta para empezar a trabajar cuando reanudes tu actividad.

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Desarrollo mi actividad profesional en el mundo de de las TIC y la creación de software. Pero mi verdadero punto fuerte todo lo que rodea la organización, la productividad personal y el uso racional de la tecnología como vía para la mejora de los profesionales y las organizaciones. Síguelo en: Blog |Twitter |Google +

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