GTD: Todo lo que tu actividad necesita en 5 pasos

El GTD (Getting Things Done) es una de las metodologías que permiten dar consistencia a tu trabajo; y no tan sólo el profesional. Ésta propone un sistema de listas para que organices tus tareas junto a un flujo de trabajo de 5 pasos; para que lleves a cabo todas las obligaciones de forma fluida, evitando olvidos y alejándote del estrés.

Por muchos consejos que intentes aplicar para mejorar tu forma de hacer las cosas debes plantearte aplicar un método global que te ayude a coordinar los diferentes aspectos de tu actividad. Las pequeñas correcciones aportan pequeñas mejoras, pero sin una dirección clara pierden sincronía y pierden parte de su efecto deseado..

Con este método, dividimos nuestra actividad en 5 pasos. Cada uno de ellos está presente en nuestra rutina pero sin la importancia ni la entidad que deberíamos darle. GTD marca un cómo y un cuando para cada uno de ellos:

  1. Recopilar. El primer secreto es no mantener nada en nuestra cabeza, anotarlo todo  y enviarlo a una bandeja de entrada para dedicarle una atención específica a posteriori, evitando así dejar de lado lo que tenemos entre manos en ese momento.
  2. Procesar. Una o dos veces al día nos dedicaremos en exclusiva a tomar decisiones sobre lo que hemos recopilado. ¿Podemos hacerlo en menos de 2 minutos? Lo hacemos y nos lo quitamos de encima. ¿Hace falta una acción? Lo introducimos en el sistema de listas (ver punto 3). Si la respuesta es no, lo archivamos o lo eliminamos.
  3. Organizar.  Distribuimos las acciones a realizar en diversas listas. Próximas acciones, para las inminentes. En espera para aquellas que deleguemos a terceros. Algún día para  acciones sin prioridad. Proyectos para aquellas que requieren de más de una acción para ser completadas, y como no tu agenda para aquellas obligaciones a cumplir en un día concreto.
  4. Revisar. Revisaremos nuestras obligaciones diarias con una breve revisión de 10 minutos para poner al día agenda y lista de tareas. Una vez a la semana realizaremos otro checking más profundo de todas las listas para una puesta a punto del sistema
  5. Hacer. Una vez establecidas las listas no tenemos excusas para centrarnos en terminar nuestras tareas. Pregúntate ¿Qué es lo siguiente que debo hacer? El sistema debe darte la respuesta.

GTD - Flujo de trabajo

Cada uno de los pasos es fundamental para el correcto desarrollo de tu actividad, sin embargo el secreto está en los detalles y los matices. Este es el primer post de una serie con esa intención, dar una vista general para poner en marcha tu sistema GTD.

Para ser eficientes debes saber dar respuesta a la pregunta ¿Cual es lo siguiente que debes hacer? Para ello tienes GTD, pero falta dar un vistazo a cómo gestionar la lista de siguientes acciones, lo haremos en el siguiente post. Mientras puedes descubrir aclarar ideas  más a través de la guía rápida de uso de Getting Things Done.

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Desarrollo mi actividad profesional en el mundo de de las TIC y la creación de software. Pero mi verdadero punto fuerte todo lo que rodea la organización, la productividad personal y el uso racional de la tecnología como vía para la mejora de los profesionales y las organizaciones. Síguelo en: Blog |Twitter |Google +

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