Acaba con los malos hábitos al leer tus emails

Administra tu email

Tengo la suerte de no depender en exceso de los emails para mi trabajo, lo que me permite vivir sin su checkeo constante.  Su consulta contínua se ha convertido en un auténtico vicio, y claro, si en cada consulta nos encontramos un nuevo item acabamos por dedicarle ‘un momento’ para ver de qué va, para tomar una decisión o incluso interrumpir lo que estemos haciendo en ese momento.

Malos hábitos que rompen tu flujo de trabajo y tu rendimiento. Aunque sólo tardes un minuto leyendo tus emails, eso se traduce en un stop mental de tu trabajo de verdad para saciar tu curiosidad. Una vez finalizado el ritual continúas, pero invirtiendo atención y energía en recuperar la concentración o recordando que estabas haciendo… Una necesidad autoimpuesta.

Se trata de cambiar estos malos hábitos a la hora de leer tus mails y eso es un reto más que una tarea. Las siguientes tres medidas te permitirá quitar peso e importancia a la tarea y convertirla en lo que realmente es: Una herramienta de comunicación.

  1. Dedica tiempo especifico para procesar tu correo. Abre tu correo para leer, pensar y tomar una decisión sobre qué hacer para cada una de las nuevas entradas. Para ello necesitas tiempo y atención, o sea que si te comprometes con esta medida, las lecturas furtivas y casuales se empezarán a reducir.
  2. Simplifica. Dota tu cuenta, o tu cliente de correo, de una estructura sencilla de carpetas. Tu correo no es un gestor de proyectos donde almacenes comunicaciones con el nombre de proyectos y clientes. Gestionar las comunicaciones desde el mail, administra su información desde otra aplicación. Tu app solo debe usarse como libreta de direcciones y archivo de mails enviados sin una estructura sobredimensionada.
  3. Dinamiza. Ayúdate clasificando correos de forma automática con normas de la misma aplicación cliente, o disparadores creados a través de servicios como IFTTT. El objetivo es dejar la bandeja de entrada a cero después de ser procesada para no arrastrar trabajo a la próxima sesión.

Todo enfocado a rebajar el tremendo suflé creado por todo el material ‘de poca prioridad’ recibido y la posibilidad de consultar tus cuentas en cualquier momento o lugar. Post simple y enfocado a tu cuenta personal, en el próximo post nos daremos un revolcón con tu correo profesional.

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Desarrollo mi actividad profesional en el mundo de de las TIC y la creación de software. Pero mi verdadero punto fuerte todo lo que rodea la organización, la productividad personal y el uso racional de la tecnología como vía para la mejora de los profesionales y las organizaciones. Síguelo en: Blog |Twitter |Google +

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