Dedica tiempo a revisar tu actividad

multitaskOKRevisar debería ser una parte fundamental de tu actividad, sin embargo somos pocos los que lo hacemos habitualmente. Se trata de una tarea percibida como excesivamente burocrática sin beneficios inmediatos que incentiven a realizarla, pero aún siendo así sigue siendo la única forma de poner orden en tus asuntos y prevenir que estos se conviertan en problemas. Las siguientes líneas son unas pautas para integrar el hábito de la revisión en tu rutina sin que lo abandones a las primeras de cambio.

  1. Bloquea tiempo para cada revisión. Una diaria, una semanal y una mensual. Márcalas en tu agenda y resérvales tiempo sin que ninguna otra actividad te impida realizarlas. Marcarlas en la agenda, por lo menos las revisiones mensual y semanal, te permitirá tenerlas presentes y concebirlas como parte de tu actividad y no como un estorbo.
  2. Cuando te dediques a ellas aíslate. Enciérrate en tu despacho, oficina o donde sea. No dejes que te molesten ni te permitas caer en distracciones como conexiones a la red o consultas al móvil que no sean pertinentes.
  3. No le dediques más tiempo del que requiere. 5 o 10 minutos a tu revisión diaria, 1 o 2 horas la semanal y 1 hora la mensual. Este límite temporal y mental te permitirá visualizar lo que te va a costar realizarla – su coste -para que en las primeras ocasiones venzas la resistencia a repitiéndote que no es para tanto.
  4. Sistematiza las acciones a realizar en cada una de ellas. Yo recomiendo crear una lista de control con cada uno de los pasos a realizar en cada una y seguirla de forma estricta cada vez que la llevemos a cabo. Repetir los mismos pasos impide improvisar o tomar atajos para terminarla.
  5. No las sobrecargues. No metas en tu revisión cosas que quedan fuera de su ámbito. Puedes estar tentado de realizar ciertas comprobaciones o actividades adicionales que se deban hacer con la misma periodicidad como pasar tus notas cada semana, o realizar el balance de gastos cada mes… Son rutinas independientes, meterlas en tus revisiones solo servirá para sobrecargarlas, quemándote al dedicarles demasiado tiempo.
  6. Cada una debe cubrir un propósito distinto y bien definido. Tu revisión diaria para puntear las actividades realizadas durante el día, las que debes realizar durante el siguiente y repasar tu agenda. Tu revisión semanal chequea tu sistema de listas con tu trabajo pendiente para ponerlo en orden, eliminando lo ya hecho y organizando el resto, revisar tu agenda a un mes vista y decidiendo en que vas a trabajar la próxima semana. Tu revisión mensual se dedica a revisar la ejecución de tus proyectos.
  7. Las revisiones son reuniones con uno mismo. Compartir tus revisiones con otras personas para cuadrar actividades o proyectos comunes las convertirá en reuniones y las reuniones como su nombre indica no son revisiones. La revisión busca el recogimiento, la reflexión y la toma de decisiones para uno mismo.
  8. No esperes resultados a la primera de cambio. Para experimentar una mejoría en tu actividad tendrán que pasar algunas semanas. El orden proporcionado por cada una de ellas tiene que apreciarse en una imagen de antes/después para ver el cambio vivido.

Debemos percibir la revisión más como un hábito que como una actividad. El hecho de vencer la resistencia inicial nos permitirá ir asimilándola como una pieza habitual pudiendo ver el efecto beneficioso de llevarla a cabo a través del tiempo.

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