La importancia de la revisión de tareas

revisión de tareasUno de los problemas más comunes que afectan a nuestra vida son los olvidos. En lo privado y lo laboral, dejas de hacer algo porque se te ha pasado.  Qué decir de esas lamentables situaciones donde descubres una fecha de entrega de un trabajo una semana antes, o un cumpleaños de alguien importante el mismo día. No hay tiempo de reacción, debes improvisar y el resultado final no es el deseado. Sé que lo has vivido, nos ha pasado a todos. Lo que te falta es el hábito de la revisión de tareas.

Mantenemos en memoria lo más importante, el resto permanece en segundo plano y las circunstancias ayudan a desvanecerlo. Un imprevisto, una distracción, pueden ayudar a desplazar un hito de menor importancia y si este es a días o semanas vista, el riesgo se multiplica.

Más allá de los medios convencionales para recordar: agenda, listas de tareas, anotaciones, las molestas notificaciones de nuestras apps… pueden ayudar a reducir el riesgo pero no de una manera significativa.  La solución es cambiar tu forma de actuar, implantar el hábito de la revisión.

Realizaremos una revisión de tareas al final del día para puntear la lista de obligaciones para la siguiente jornada. Dedicando 5-10 minutos a revisar nuestra agenda, la lista de ‘cosas pendientes’ señalando cuales debemos hacer si o si mañana. Reforzaremos la persistencia en nuestro plan de trabajo.

Para acabar nuestra semana implantaremos una revisión de tareas mucho más completa para poner en orden todos nuestros asuntos. Recopilaremos todo lo que ha quedado en el aire, desde los más importante hasta los detalles como correos o llamadas a responder, la revisión de la agenda a un mes vista para anticipar trabajos importantes y empezar a programar las acciones necesarias. El paso final será la revisión de nuestra lista de proyectos – si no la tienes créala enumerando todo en lo que estas metido – y decidiendo en cuales vamos a trabajar la próxima semana.

Para agilizar este proceso te recomiendo la creación de dos listas de control, una para cada revisión, donde enumeres los puntos a revisar de tu rutina. En la revisión semanal no anotes con excesivo detalle o puedes convertirla en algo tedioso.  Llevarla encima, dentro tu cartera, para disponer de ella sin tener que buscarla. Cuando llegue el momento sigue punto por punto, te ayudará a crear una rutina mecanizando la acción.

Desarrollar esta costumbre supone un paso de gigante para aumentar tu eficiencia y mejorar la gestión de tus rutinas.

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