Toma notas como un profesional

notas-oficinasOKTe encuentras en medio de una reunión o de una presentación importante intentando recoger las ideas lanzadas por los participantes. Tomas notas sobre lo más importante, lo crítico para tu proyecto, pero al volver a tu oficina y repasar tus notas te das cuenta que hay detalles que se han escapado, y no solo por una falta de apreciación sino porque hay fragmentos de tus notas que no entiendes. Bravo, menudo artista estas hecho.

No debería reírme tanto, aquí el menda que firma el post le ha pasado más de una y de dos veces.  Es imposible transcribirlo todo ni siguiera capturar los fragmentos que creas más importantes… siempre habrá algo que se escape. Para evitarlo desarrolla tu propio sistema de para tomar notas.

Debe ser un sistema intuitivo y fácil de recordar. No te compliques la vida y dedícate a cubrir las necesidades básicas. A ver qué te parecen los siguientes consejos:

Crea un sistema de codificación para tus notas

Distingue entre anotaciones, tareas, citas u otras actividades colocando un símbolo antes de la anotación:  * para las tareas, # para las anotaciones, & para citas a colocar en la agenda.

Imagínate que en una reunión o en una sesión de lluvia de ideas surgen cosas para distintos proyectos o relacionadas entre sí. Si este es el caso simplemente añade una referencia al proyecto o a la cuestión en si entre paréntesis al final de la anotación. (IRPF) podría indicar algo relacionado con tu declaración de renta, mientras que (BAN) algo relativo a tus asuntos bancarios.

“La creación de esta codificación será dinámica, crearás los códigos a medida que vayas anotando”

Este sistema cubre los casos para realizar el seguimiento de una reunión pero también para recopilar aquellas cuestiones relacionadas con otros asuntos surgidos cuando se te vaya la cabeza. Esas desconexiones cuando nuestra mente huye de la sala para pensar en las vacaciones o el fin de semana. Sí sucede, somos humanos. Podemos aplicar el mismo principio, adjuntando a la anotación un epígrafe tipo (VAC) de vacaciones o (FSE) para el fin de semana.

El único cabo suelto que nos queda es como relacionar los fragmentos relativos a un mismo asunto. Estas anotando y una vez terminado un tema saltas a otro pero te viene a la mente una idea relativa a algo anterior. Lo más usual es anotar y trazar una línea al fragmento anterior. Una solución demasiado ‘sucia’.

En el caso que el fragmento disponga de un identificador de asunto –  comentado en el anterior punto-  el asunto ya estaría solucionado, si no es así anotamos el mismo número al final de ambos fragmentos para conseguir un efecto similar.

Una vez terminada la reunión o el evento estás obligado a trabajar esas notas para convertirlas en información útil. Hacerlo en un intervalo de tiempo razonable  después del encuentro es clave para minimizar las malas pasadas de tu memoria, aunque con este sistema tus notas serán más consistentes que un simple texto manuscrito.

“Al procesar desgranaremos los asuntos relativos a diferentes proyectos y a los temas personales o profesionales si corresponde”

Hay mil maneras de organizar tus anotaciones pero me interesa dejar claros dos conceptos, la importancia de desarrollar el hábito de procesar tu material después de cada sesión para convertir las notas en información útil y la utilidad de desarrollar un sistema propio para una tarea corriente, creando una forma de gestionar una situación simple, clara y que te acostumbra a hacer las cosas de una determinada manera.

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Escrito por

Desarrollo mi actividad profesional en el mundo de de las TIC y la creación de software. Pero mi verdadero punto fuerte todo lo que rodea la organización, la productividad personal y el uso racional de la tecnología como vía para la mejora de los profesionales y las organizaciones. Síguelo en: Blog |Twitter |Google +

1 comentario

  • Muy utiles estos tips.
    Ayudaran a mucha gente que aveces se conflictua con sus anotaciones y olvida anotar lo importante o ciertos puntos clave que ayudan a procesar el material
    Excelente!!

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